5 maneras en que su evento puede estar excluyendo a los asistentes

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De acuerdo con la Acta de Americanos con Discapacidades, los edificios públicos deben ser accesibles para los huéspedes que tengan ciertas necesidades de movilidad o discapacidades. Al planificar un evento o una conferencia para su organización, es crucial que elija un lugar que cumpla con estas pautas y permita que las personas que usan dispositivos de movilidad se desplacen fácilmente de una habitación a otra. El objetivo de cada evento es crear una experiencia informativa y memorable para todos los asistentes.

Hacer que su evento sea accesible para todos los invitados es clave para su éxito. Conocer las necesidades de sus asistentes le permite prepararse adecuadamente para que se sientan incluidos y brindarles las adaptaciones adecuadas para que puedan sentirse cómodos en su evento. En este artículo, analizaremos cinco errores en la planificación de eventos accesibles y cómo puede evitar la exclusión involuntaria de asistentes de su próxima conferencia.

5 errores excluyentes

Organizar un gran evento ciertamente puede ser un desafío. Además de elegir la ubicación, el catering y los oradores invitados, también debe priorizar los alojamientos accesibles para todos los asistentes. Veamos los cinco errores principales que debes evitar al crear tu próximo evento.

1. Elegir un lugar inaccesible

Cualquier lugar que utilice para un evento debe cumplir con las pautas de accesibilidad de la ADA. Si elige un lugar al que es difícil viajar para los asistentes o carece de puntos de entrada y salida accesibles, es posible que las personas que usan ayudas para la movilidad no puedan asistir. Muchos edificios antiguos a menudo no tendrán tantos alojamientos accesibles como los edificios de conferencias modernos que tienen hoy en día, incluida la señalización en braille, espacios de estacionamiento para personas con discapacidades y baños accesibles.

Las adaptaciones para los usuarios de sillas de ruedas son fundamentales, incluidas las rampas y los ascensores. Al elegir una ubicación para su próximo evento, llame al lugar y pregunte sobre sus opciones de accesibilidad, rampa de acceso y disponibilidad de transporte para visitantes con necesidades específicas. Puede proporcionar a los invitados esta información antes de su evento e informarles adecuadamente antes de su llegada.

2. Falta de adaptaciones para la movilidad

Incluso si elige un lugar que tenga opciones de entrada y salida accesibles para los asistentes, también debe asegurarse de que el interior del lugar sea apto para personas que usan ayudas para la movilidad y personas con discapacidades una vez que ingresan. Las necesidades de movilidad incluyen más que aquellos que usan sillas de ruedas. Algunos asistentes pueden sentirse fatigados con facilidad e incapaces de estar de pie durante largos períodos de tiempo, por lo que es importante ofrecer siempre suficientes asientos en su evento.

Otros pueden usar andadores o bastones, por lo que debe informar a estos invitados sobre los asientos prioritarios y las rutas sin barreras que tienen mucho espacio para que caminen por el lugar y el estacionamiento. Si el estacionamiento no está cerca del lugar, considere proporcionar un servicio de transporte para los asistentes con discapacidades para que no tengan que caminar mucho.

Si proporciona mesas para comer o para reunirse y saludar, deben ser lo suficientemente bajas para que las personas con sillas de ruedas puedan usarlas y maniobrar fácilmente alrededor de ellas. Verifique que sus micrófonos o equipos utilizados para oradores invitados tengan alturas ajustables para quienes lo necesiten. Algunos oradores pueden incluso necesitar un micrófono de mano o de solapa.

3. Uso de un sistema de registro demasiado complejo o de difícil acceso

Facilite el registroHacer que el registro sea lo más simple posible permitirá que más personas asistan a su evento. Actualmente, la mayoría de los eventos aceptan inscripciones a través de formularios en línea, pero muchos de ellos no son accesibles. Por ejemplo, alguien con discapacidades visuales o auditivas debería poder acceder a su formulario mediante el uso de texto alternativo, subtítulos o opciones de voz audible.

Para que su registro sea más accesible, debe ofrecer varias opciones a los asistentes, como comunicarse con su equipo por correo electrónico o por teléfono. Lo más importante es que siempre debe proporcionar un cuadro de texto abierto para que los invitados puedan anotar las adaptaciones que necesitan para asistir a su evento. Preguntar sobre los requisitos de accesibilidad de sus asistentes le permitirá planificar y prepararse mejor.

4. Sin consideración para las personas sordas y con problemas de audición

Para los asistentes con problemas de audición, asistir a un evento o conferencia sin adaptaciones puede resultar desagradable. Incluso para aquellos que usan implantes cocleares o audífonos, un lugar grande con mala acústica puede crear ecos e inhibir la efectividad de estos dispositivos auditivos. En muchos lugares y eventos, las organizaciones no proporcionan un intérprete de lenguaje de señas ni un lector de labios.

Para adaptarse a las personas sordas o con dificultades auditivas, puede proporcionar un sistema de megafonía (PA), subtítulos en vivo o subtítulos que convierten el habla en texto o un micrófono itinerante para una mejor experiencia auditiva. Si usa un intérprete, proporcione un espacio bien iluminado y asientos cerca del presentador para que los asistentes lo vean claramente.

5. Sin consideración para los asistentes ciegos o con baja visión

Sus asistentes con baja visión o problemas de visión deberían poder acceder y navegar su evento de manera segura. Esto incluye la creación de complementos de audio para actividades o presentaciones principalmente visuales y la iluminación adecuada. Su evento también debe estar libre de cables, alambres y otros tipos de obstáculos y peligros de tropiezo para que las personas con baja visión puedan maniobrar sin dificultad.

A lo largo de todo el evento, desde las presentaciones hasta la señalización direccional, debe incluir opciones de letra grande, audio y braille. Si proporciona materiales físicos o electrónicos, estos también deben incluir opciones para personas con discapacidades visuales, como un lector de texto a voz.

¿Qué puede hacer para crear un evento accesible e inclusivo?

Ahora que conoce algunos errores críticos que debe evitar al intentar crear un evento inclusivo y accesible, repasemos lo que necesita para que todos los invitados se sientan cómodos y bienvenidos en el lugar elegido.

  • Visibilidad: Para los asistentes con discapacidades visuales, se deben proporcionar señalización en braille y opciones de audio, como subtítulos. Si entrega materiales a los asistentes, proporcione opciones de letra grande.
  • Acústica: Si su lugar tiene una acústica deficiente que puede dificultar que algunos invitados escuchen a sus oradores, tenga intérpretes de lenguaje de señas y lectores de labios presentes en cada presentación y permita que los invitados con discapacidad auditiva se sienten cerca de ellos.
  • Movilidad: Su evento debe tener acceso para sillas de ruedas, rampas, transporte y estacionamiento para aquellos que usan dispositivos de movilidad. Si planea dejar que los asistentes se paren durante algunas presentaciones, debe incluir un área de asientos designada o reservada para personas con discapacidades.
  • Tecnología para proporcionar ayudas visuales y de audio: Proporcione tabletas u otros dispositivos que tengan opciones para ayudas visuales y de audio, como tamaño de fuente ajustable y capacidades de texto a voz. Puede usar una plataforma de eventos virtuales para brindar opciones de accesibilidad para eventos remotos para personas con ciertas discapacidades.
  • Espacio para animales de servicio: Debe haber mucho espacio cómodo para descansar, bebederos y un área de baños al aire libre accesible para los asistentes que traigan animales de servicio.

Para cada evento, es fundamental pedirles a los invitados que le informen sobre sus necesidades de accesibilidad cuando se registren para que no haya problemas de última hora para hacer adaptaciones. Tenga suficiente personal disponible el día de su evento que pueda ayudar a los asistentes con discapacidades, brindarles alojamiento o dirigirlos a las rampas y otras vías de movilidad.

Para obtener más información sobre cómo hacer que su próximo evento esté disponible para los asistentes con diferentes necesidades de movilidad, consulte la guía de la ADA para la planificación de eventos accesibles e inclusivos.

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