Las comunicaciones de eventos exitosas son la gravedad que atrae a los posibles asistentes a través de su proceso de registro. Inspira a las personas a asistir a su evento en números récord y deliran sobre la experiencia con colegas y amigos. Pero si no obtiene todos los detalles correctamente, la asistencia será menor de lo esperado y los patrocinadores no estarán contentos. Le resultará difícil persuadir a los asistentes para que regresen el próximo año.

Este artículo le ayudará a evitar los obstáculos. Analiza cuatro herramientas tecnológicas comprobadas para impulsar comunicaciones exitosas para eventos en vivo. También encontrará las mejores prácticas para atraer a los asistentes correctos, mantenerlos comprometidos durante todo el tiempo y dejarlos emocionados de presentarse en su próximo evento.

Empecemos.

Herramienta #1: Los creadores de sitios web de eventos crean sitios personalizados fácilmente.

Una nueva generación de creadores de sitios web de eventos le ahorra tiempo y ofrece una mejor experiencia de usuario.

Estas herramientas hacen el trabajo pesado por usted. Integran el sitio web de su evento con el resto del software de gestión de eventos, por lo que los datos fluyen sin problemas en toda la plataforma. El resultado es un sitio dinámico que aumenta la eficiencia del planificador y hace que las visitas web sean más personalizadas.

Veamos algunos ejemplos de lo que pueden hacer estos sitios web de eventos de siguiente nivel.

Para empezar, puede despedirse de las actualizaciones manuales repetitivas. Cuando realiza un cambio en otra parte de la plataforma, como agregar oradores o sesiones, los sitios muestran información nueva automáticamente.

En segundo lugar, los sitios web dinámicos le permiten realizar un seguimiento de los registros y promover sesiones retrasadas mientras las personas están en el flujo de registro.

En tercer lugar, los inscritos pueden obtener contenido descargable seleccionado sobre temas relacionados cuando se inscriben en una sesión.

CONSEJOS PROFESIONALES

• Utilice una plataforma todo en uno flexible para crear un sitio que cause una excelente primera impresión. Luego, lleve su marca automáticamente al marketing por correo electrónico, el registro, la aplicación móvil, las experiencias en el sitio y la comunidad posterior al evento.
• Elija una plantilla de sitio web de eventos existente o use las herramientas integradas para personalizar la suya propia. Luego reutilice la plantilla para múltiples eventos.
• A partir de agosto de 2022, el 62% de todo el tráfico del sitio web proviene de personas que usan dispositivos móviles. Asegúrate de que tu sitio sea compatible con dispositivos móviles.
• También asegúrese de que se integre con Google Analytics. Realice un seguimiento de cómo los visitantes interactúan con su contenido y realice ajustes para atraer más visitantes y aumentar las conversiones.
• Los mejores sitios web de eventos cuentan con imágenes audaces y atractivas. Cuando sea posible, reutilice imágenes que muestren a los asistentes pasando un momento espléndido en eventos anteriores.
• Haga todo lo posible en video para contar la historia de su evento. Considere un carrete chisporroteante de eventos pasados, mensajes de oradores principales y notas breves de personas influyentes que asistirán a su evento.

Herramienta #2: El marketing por correo electrónico de eventos atrae a la audiencia adecuada.

La mayoría de los especialistas en marketing están de acuerdo en que el correo electrónico es el mejor canal para promocionar eventos.

¿Por qué? Porque funciona. El marketing por correo electrónico tiene un increíble retorno de la inversión de $ 36 por cada $ 1 que gasta.

Si bien este canal ha existido durante décadas, sigue siendo una fuerza poderosa. Los vendedores envían 27% más correos electrónicos hoy que antes de la pandemia.

Aún así, para tener éxito con este canal, debemos seguir afinando cómo lo usamos. Así que echemos un vistazo a cinco mejores prácticas de marketing por correo electrónico para eventos para potenciar su estrategia promocional y aumentar las inscripciones.

CONSEJOS PROFESIONALES

Aumenta la personalización.

Muestre a los prospectos que vale la pena abrir sus correos electrónicos antes de pedirles que se registren.

Escoge un marketing por correo electrónico de eventos personalizables Por ejemplo, Stova ofrece más de 40 campos personalizados para ayudarlo a completar los correos electrónicos con información que habla de las necesidades de cada prospecto.

¿Sabías que las personas son 26% ¿Es más probable que abra un correo electrónico con una línea de asunto personalizada? Prueba cosas como: «Ven a nuestra fiesta en IMEX, Jennifer» o «Únete a nosotros en Las Vegas».

Optimizar para dispositivos móviles.

Este Dia, 81% de las personas prefieren abrir correos electrónicos en sus teléfonos inteligentes. ¿Puedes adivinar qué sucede cuando un correo electrónico se muestra mal en un teléfono inteligente? La mayoría de la gente lo elimina en menos de tres segundos.

En pocas palabras: asegúrese de que sus correos electrónicos estén optimizados para dispositivos móviles para evitar perder clics, registros y asistencia a su evento.

Ahorre tiempo con una plantilla estratégica de marketing por correo electrónico.

Elija una plataforma que proporcione plantillas probadas y le brinda herramientas para crear sus propias marcas. Una vez que tenga su plantilla, puede clonarla y reutilizarla para múltiples eventos.

Los mejores correos electrónicos de marketing de eventos tienen un doble impacto. Cuentan con diseños probados Y secciones personalizadas para atraer a diferentes segmentos de audiencia con contenido relevante y actualizado.

Ponga su marca al frente y al centro a lo largo de su campaña. Además, mantenga el estilo consistente para que sus correos electrónicos sean reconocibles de un vistazo.

Utilice múltiples puntos de contacto.

Investigar muestra que cinco es el número ideal de correos electrónicos que los especialistas en marketing deben enviar para obtener las tasas de conversión más altas. Así que sea creativo y mantenga los correos electrónicos frescos y atractivos.

La mejor estrategia de marketing por correo electrónico para eventos requiere un seguimiento personalizado basado en la acción previa del prospecto. ¿Quién se registró y necesita detalles sobre la logística del evento? ¿Quién abrió los correos electrónicos pero no se registró? Adapte los recordatorios a diferentes segmentos de audiencia y mejore las tasas de conversión.

Use software con herramientas de respuesta automática de correo electrónico integradas. Facilitará la administración de todo en un solo lugar.

Asegúrese de que su plan de marketing por correo electrónico posterior al evento incluya un seguimiento para agradecer a los asistentes por asistir, recordarles que completen encuestas e invitarlos a futuros eventos.

Optimizar resultados.

Después de enviar cada correo electrónico, verifique informes analíticos para hacer clic, abrir y medidas de conversión.

Determine qué segmentos de audiencia están más comprometidos (o no). Luego concentre sus esfuerzos donde tendrán el mayor impacto. Armado con información basada en datos, aumentará los registros y llenará su evento con las personas a las que más desea llegar.

Herramienta n.º 3: las notificaciones automáticas de la aplicación de eventos aumentan la participación.

¿Quiere que los asistentes interactúen con su aplicación móvil antes, durante y después de su evento?

Notificaciones push son el camino a seguir. Estas alertas en tiempo real le permiten enviar mensajes dirigidos a cualquier persona, en cualquier momento. Mantienen su evento funcionando sin problemas y también generan ingresos.

Por ejemplo, use notificaciones push de eventos para:

• • Envíe actualizaciones críticas, como informar a los asistentes que el cóctel se ha trasladado del Great Lawn al Main Ballroom debido a la lluvia.

  • Promocione eventos en los puestos de los patrocinadores para monetizar su evento

  • Comparta ofertas tentadoras como encuentros y saludos con los principales influencers

  • Solicite a los asistentes al evento que realicen encuestas rápidas durante su evento mientras el contenido es nuevo

  • Incentivar con gamificación para aumentar la participación

CONSEJOS PROFESIONALES

• La personalización es clave para el éxito. Envíe mensajes solicitando respuestas a encuestas y sondeos que descubran los motivos de las personas para asistir a su evento.
• Aproveche esta información para enviar notificaciones específicas, como invitar a nuevos asistentes a una hora feliz exclusiva por primera vez.
• ¿Por qué arriesgarse a que la gente se pierda entre la multitud? En su lugar, envíe notificaciones de red impulsadas por IA. Los asistentes pueden aprovechar al máximo su tiempo en los eventos con recomendaciones personalizadas para conectarse con personas que comparten sus intereses.
• Las notificaciones automáticas basadas en la proximidad llevan el compromiso a un nivel superior. Imagine a su asistente caminando por un centro de convenciones. Recibe un mensaje de que los prospectos en su Hot List están charlando en la cafetería a unos pasos de distancia. Use mensajes de redes de proximidad para entregar información cuando y donde los asistentes más la necesiten.
• Para obtener los mejores resultados, asegúrese de que las notificaciones automáticas de su evento no solo estén personalizadas. También deben ser breves y sensibles al tiempo, transmitir un sentido de urgencia e incluir un claro llamado a la acción para un próximo paso lógico.

Herramienta n.º 4: la señalización digital de eventos da un impulso a la sostenibilidad.

Olvídese de los banners desechables y de las actualizaciones manuales propensas a errores y que consumen mucho tiempo.

Moderno constructores de pantallas haga que la comunicación en el sitio sea muy sencilla. Los letreros digitales se actualizan automáticamente a través del software de la placa lectora llave en mano. Y así, los asistentes obtienen todos los detalles esenciales al instante.

CONSEJOS PROFESIONALES

• Deje que la señalización digital de eventos reduzca la huella de su evento y mantenga todo funcionando sin problemas.
• Aprovecha esta tecnología para:
• Comparta los cambios de horario, orador y sala de sesiones automáticamente
• Haga que los asistentes se entusiasmen con las sesiones y activaciones de tendencias
• Promover patrocinadores y expositores en el momento justo
• Muestre mapas, planos de planta y letreros direccionales para facilitar la navegación por el espacio de su evento
• Reduzca las líneas de check-in con una pantalla de barómetro de alto tráfico
• Impulse la participación en la gamificación con tablas de clasificación
• Mantenga a los asistentes comprometidos con las redes sociales
• Y más

Terminando

Como mencionamos, la comunicación de eventos es la gravedad que atrae a la audiencia correcta y mantiene todo en su lugar.

Hemos analizado cuatro herramientas tecnológicas modernas y una serie de consejos para mejorar y facilitar las comunicaciones para organizadores y asistentes.

Al crear el plan de comunicación para su próximo evento en vivo, tenga en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:

• Las plataformas todo en uno facilitan la unificación de la marca en las comunicaciones de los asistentes, desde el marketing hasta la experiencia en el sitio y el seguimiento del evento.
• Los mejores sitios web de eventos son aptos para dispositivos móviles, optimizados para SEO e integrados con herramientas analíticas para lograr el máximo impacto.
• Las plantillas de marketing por correo electrónico, el análisis y las herramientas de respuesta automática ahorran tiempo y aumentan los números de registro.
• Las notificaciones automáticas impulsadas por IA ayudan a los asistentes a aprovechar al máximo su tiempo en los eventos.
• Los constructores de pantallas en el sitio contribuyen a eventos más sostenibles.

¿Listo para ver cómo la tecnología de comunicaciones de vanguardia puede mejorar la asistencia y el compromiso en su próximo evento en vivo? Reserve una demostración con nosotros hoy.