3 formas de involucrar a los asistentes a eventos híbridos

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Los eventos siempre han sido un elemento básico para las organizaciones en una variedad de industrias, que incluyen educación, tecnología, finanzas, transporte y muchas más. Es fácil ver por qué. Son una forma fantástica de mantenerse conectado con su industria, así como de aprender, recaudar fondos, establecer contactos y mucho más.

Los tiempos están cambiando, al igual que los eventos. Los eventos híbridos, eventos que combinan audiencias en persona y virtuales, están aquí y están aquí para quedarse. Ya es hora de que su organización aprenda no solo a hospedarlos, sino también a hospedarlos de una manera atractiva.

El auge de los eventos híbridos

Trabajo Híbrido

Si bien los eventos híbridos tienen técnicamente han existido por un tiempo, no eran el foco principal de muchos dentro de la industria de planificación de eventos antes de la pandemia de coronavirus. En cuestión de días, se cancelaron reuniones en vivo, conciertos, eventos para recaudar fondos, eventos corporativos y conferencias que se habían planeado con meses de anticipación. Los eventos virtuales se convirtieron en “la nueva normalidad”… hasta que dejaron de serlo. A medida que la pandemia pasó a otra temporada y menos personas temían las transmisiones, los eventos solo virtuales se convirtieron en eventos híbridos donde los asistentes podían elegir la opción de asistencia adecuada para ellos.

Con los rápidos cambios necesarios por el COVID-19, no sorprende que estos primeros eventos híbridos fueran menos que estelares. Los planificadores de eventos luchaban por descubrir cómo realizar estos eventos, cómo sería un evento híbrido exitoso y si las personas asistirían en persona o no. Mantener a todos los asistentes comprometidos y entretenidos no era una prioridad. No es de extrañar que la experiencia para muchos asistentes virtuales de eventos híbridos no fuera excelente.

La lucha inherente de complacer a ambos tipos de asistentes

En teoría, los eventos híbridos combinan lo mejor de ambos mundos para deleitar y emocionar a los asistentes, independientemente de cómo y dónde experimenten el evento. Pero la realidad era bastante diferente, especialmente al comienzo de la pandemia de COVID-19. Los eventos híbridos de principios de 2020 y 2021 brindaron pocas o ninguna oportunidad de participación para los asistentes virtuales. El resultado fue una experiencia mediocre para todos los que no estaban físicamente en el espacio del evento. En el pasado, si asistía virtualmente a un evento híbrido, probablemente funcionaba más como espectador que como participante verdaderamente comprometido. Esto nos lleva al siguiente punto: ¡No tiene por qué ser así!

Lograr un evento híbrido exitoso requiere involucrar tanto a su audiencia en persona como a la virtual. Ahora que la sociedad se ha asentado en una más strutina capaz y podemos hacer una pausa y mejorar nuestra oferta de eventos, es hora de hacer de esto una prioridad. Los eventos híbridos seguirán siendo una parte esencial de la industria de eventos en el futuro previsible, por lo que la mentalidad en torno a los eventos híbridos ha evolucionado drásticamente. Ahora es posible no solo organizar un evento híbrido, sino también hacer que la experiencia sea atractiva para todos.

Cómo involucrar a los asistentes en un entorno híbrido

Compromiso híbridoAtender a todos sus asistentes en un evento híbrido puede ser difícil. Entonces, ¿cómo se crea una experiencia que garantice que tanto los asistentes presenciales como los virtuales estén interesados, comprometidos y emocionados durante todo el evento?

Los eventos híbridos son un acto de equilibrio. Si bien al principio puede sentirse como un equilibrista de circo, pronto aprenderá que algunos consejos y trucos bajo la manga le brindan la estabilidad necesaria para llegar al otro lado sin problemas. Recuerda:

1. Ofrezca un evento, con dos experiencias

Tiene dos tipos de asistentes, y aplastar uno contra la experiencia de asistencia del otro simplemente no es suficiente. Dicho esto, no estás organizando dos eventos separados. Tenga en cuenta algunas ideas principales:

  • Debe entregar el mismo contenido, pero de manera diferente a ambos grupos.
  • Asegúrese de que cualquier contenido presentado sea relevante tanto para los asistentes en persona como para los virtuales.
  • Permita que los asistentes virtuales participen y hagan preguntas durante las presentaciones.
  • Organice una sala de redes de chat de video donde los asistentes en persona puedan reunirse y visitar a los asistentes virtuales.
  • Ejecute encuestas en las que puedan participar ambos tipos de asistentes.
  • No planifique actividades conjuntas que aíslen a un grupo de la plena participación.

Es mucho más difícil mantener a los asistentes virtuales comprometidos frente a la pantalla de una computadora. Para mantener el contenido atractivo, asegúrese de que el tema y la entrega se traduzcan bien en el video. Esto significa más que simplemente configurar una cámara para transmitir a alguien en un podio hablando a la audiencia en persona. Recomendamos designar a un miembro del equipo en el sitio para que se centre únicamente en sus asistentes virtuales. Haga que el representante virtual de su equipo les recuerde a sus asistentes virtuales el cronograma de la agenda, para que estén seguros de asistir a la próxima sesión, así como responder cualquier pregunta y abordar cualquier problema técnico. Hablando de tecnología…

2. Asegúrese de estar utilizando la mejor tecnología

Tecnología híbridaNada saca a alguien del momento como un problema tecnológico. Cuando se trata de eventos híbridos, la impresión general de un asistente virtual a menudo se basa en la tecnología con la que interactúa, cómo y dónde se usa, qué tan fluida es y cómo impulsa la conveniencia y el compromiso.

A un nivel muy básico, deberá asegurarse de que su servicio de transmisión de video funcione correctamente y que sus presentadores estén preparados para ser grabados y hablar frente a una cámara. Si está tratando de trabajar con algo menos que lo mejor de las ofertas tecnológicas actuales, es posible que algunos asistentes virtuales tengan problemas, en el mejor de los casos, o que no puedan participar, en el peor de los casos.

3. No deje a sus asistentes virtuales como una ocurrencia tardía

Por definición, un evento híbrido debe tener algunos asistentes que experimenten el evento virtualmente. Es un error, aunque común, concentrarse en los asistentes en persona y dejar que los invitados virtuales simplemente se sienten y observen. ¡Haga que los asistentes remotos se sientan parte de la conversación! Hay muchas maneras de demostrar que su experiencia es tan importante como la del edificio.

Puede ofrecer una experiencia virtual perfecta y personalizada con sesiones interactivas como encuestas, cuadros de chat, cuestionarios, preguntas y respuestas y encuestas que dan vida a las presentaciones. No se olvide de la importancia de los lobbies de eventos de marca y la moderación de la comunidad.

Ofrezca eventos híbridos atractivos con MeetingPlay + Aventri

Si le preocupa que este sea un gran obstáculo que superar, no está solo. Un estudio reciente informa que 71% de los planificadores de eventos ven conectar a sus audiencias presenciales y virtuales como su mayor desafío. La buena noticia es que no necesita manejar todo esto por su cuenta. Las soluciones de MeetingPlay + Aventri ayudan a los organizadores de eventos a llegar a los asistentes, ya sea que estén en el edificio o en todo el mundo.

MeetingPlay + Aventri te ayuda ofrecer eventos híbridos atractivos. Hemos combinado tecnología innovadora y el mejor servicio de su clase para cerrar todas las brechas en el proceso de planificación de eventos híbridos. Dicho esto, sabemos que las estrategias híbridas de planificación de eventos se verán diferentes para cada organización. Es por eso que ofrecemos demostraciones personalizadas, para que pueda ver cómo será la incorporación de Aventri y MeetingPlay para su organización. Lo alentamos a que descubra cómo nuestra plataforma puede ayudar a que su próximo evento sea inolvidable.

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